Handschriftliche Briefe und Dokumente in Leichte oder Einfache Sprache übersetzen
Ein handgeschriebener Brief kann gleich zwei Hürden enthalten: Die Schrift ist schwer zu entziffern, und der Inhalt ist kompliziert formuliert. Vielleicht möchtest du einen Brief für einen Angehörigen verständlicher machen. Oder du willst eine handschriftliche Mitteilung im Betreuungsalltag gemeinsam besprechen. Mit einem digitalen Zwischenschritt musst du dafür nicht alles selbst abtippen.
Der Ablauf: Fotografiere das Dokument, lass die Handschrift als Text erkennen und prüfe die Abschrift. Anschließend kannst du den Text in den Leichte Sprache Übersetzer einfügen und in Leichte oder Einfache Sprache übertragen lassen. Hier zeigen wir dir die Schritte und ein konkretes Beispiel.
Warum Handschrifterkennung und Vereinfachung zwei Schritte sind
Bei der Handschrifterkennung geht es darum, den Wortlaut möglichst genau zu übernehmen. Diese Texterkennung wird oft als OCR bezeichnet. Leichte und Einfache Sprache haben eine andere Aufgabe: Sie machen den erkannten Inhalt verständlicher.
Diese Reihenfolge hilft dir, Fehler zu entdecken. Aus einem falsch erkannten Datum wird sonst möglicherweise ein sehr verständlicher, aber falscher Termin. Deshalb solltest du zuerst die Abschrift mit dem Original vergleichen und erst danach die Sprache vereinfachen.
1. Den handschriftlichen Brief fotografieren oder scannen
Lege das Blatt flach auf eine ruhige Unterlage. Fotografiere es möglichst gerade von oben und bei gleichmäßigem Licht. Die ganze Seite sollte sichtbar sein. Vermeide Schatten, Spiegelungen und unscharfe Stellen.
- Eine Seite pro Aufnahme: So bleiben Schrift und Zeilen gut erkennbar.
- Reihenfolge beibehalten: Nummeriere bei Bedarf die Bilder eines mehrseitigen Briefes.
- Randnotizen mit aufnehmen: Ergänzungen und durchgestrichene Stellen können für das Verständnis wichtig sein.
Enthält der Brief persönliche Angaben, überlege vor dem Hochladen, welche Informationen wirklich benötigt werden. Nicht benötigte Namen, Adressen oder Aktenzeichen kannst du auf einer Kopie abdecken.
2. Handschrift in bearbeitbaren Text umwandeln
Für diesen Zwischenschritt eignet sich ein Werkzeug, das handschriftliche Dokumente erkennt und dir eine bearbeitbare Abschrift zeigt. Bei Inksight kannst du Handschrift in Text umwandeln und das Ergebnis neben dem Original prüfen. Danach lässt sich die Abschrift kopieren und im Leichte Sprache Übersetzer weiterverwenden.
Für einzelne Briefe, Notizen und unterschiedliche Dokumenttypen ist dieser direkte Ablauf praktisch. Nach Angaben des Anbieters wird die Auswahl der Erkennungsmodelle anhand vergleichender Tests weiterentwickelt. Die Modellauswahl kann sich damit an neue Ergebnisse anpassen. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Handschrift fehlerfrei erkannt wird: Entscheidend ist die Abschrift deiner eigenen Seite.
Bei historischen Handschriften und größeren Archivbeständen lohnt sich auch ein Blick auf Transkribus. Die Plattform konzentriert sich auf schriftliches Kulturerbe und bietet zahlreiche Erkennungsmodelle. Welches Werkzeug passt, hängt unter anderem von Schrift, Sprache und Material ab. Für wenige gut lesbare Zeilen kann auch manuelles Abtippen der schnellste Weg sein.
Transparenz: Inksight ist ein weiteres Projekt von Lukas Hecker, dem Mitgründer des Leichte Sprache Übersetzers und Autor dieses Beitrags.
3. Die Abschrift mit dem Original vergleichen
Lies den erkannten Text einmal vollständig neben dem Foto durch. Achte besonders auf Angaben, bei denen schon ein einzelnes Zeichen den Inhalt verändert:
- Namen, Orte und Adressen,
- Datumsangaben, Uhrzeiten und Beträge,
- Wörter wie „nicht“, „kein“, „vor“ und „nach“,
- fehlende Zeilen, Randnotizen und die Reihenfolge der Absätze.
Wenn eine Stelle unleserlich bleibt, frage möglichst bei der Person nach, die den Text geschrieben hat. Lass die Vereinfachung eine solche Lücke nicht durch eine Vermutung füllen. Ein unklarer Termin bleibt unklar, bis du ihn geprüft hast.
4. Den geprüften Text in LSÜ einfügen
Kopiere die korrigierte Abschrift in den Leichte Sprache Übersetzer. Wähle anschließend die Sprachform, die zu den Leserinnen und Lesern passt:
- Einfache Sprache: wenn der Text klarer und leichter lesbar werden soll, zum Beispiel für Menschen mit wenig Deutschkenntnissen oder wenig Zeit.
- Leichte Sprache: wenn Menschen besonders leicht verständliche Informationen benötigen, zum Beispiel Menschen mit Lernschwierigkeiten. Hier sind unter anderem kurze Sätze, einfache Wörter und eine klare Gliederung wichtig.
Du bist unsicher? Unser Beitrag zum Unterschied zwischen Leichter und Einfacher Sprache hilft dir bei der Auswahl. Lies auch die vereinfachte Fassung noch einmal gegen: Bleiben alle wichtigen Aussagen erhalten? Für eine Veröffentlichung in Leichter Sprache solltest du zusätzlich Menschen aus der Zielgruppe einbeziehen.
Ein Beispiel: Aus einer handschriftlichen Mitteilung wird ein verständlicher Text
Die folgende Mitteilung ist frei erfunden. Die beiden vereinfachten Fassungen sind redaktionelle Beispiele, keine dokumentierten Ergebnisse eines OCR- oder Übersetzungstests.
Geprüfte Abschrift des Originals
Liebe Frau Berger, aufgrund der Renovierungsarbeiten findet unser nächstes Treffen am 22. Oktober um 15 Uhr nicht im Gruppenraum, sondern im Raum 2 im Erdgeschoss statt. Bitte bringen Sie die ausgefüllte Anmeldung mit. Sollten Sie verhindert sein, geben Sie uns bitte bis zum 20. Oktober telefonisch Bescheid. Herzliche Grüße, Ihr Nachbarschaftsteam
Beispiel in Einfacher Sprache
Liebe Frau Berger,
unser nächstes Treffen ist am 22. Oktober um 15 Uhr. Wegen der Renovierung treffen wir uns diesmal in Raum 2 im Erdgeschoss. Das Treffen ist also nicht im Gruppenraum.
Bitte füllen Sie die Anmeldung aus und bringen Sie sie mit.
Sie können nicht kommen? Dann rufen Sie uns bitte bis zum 20. Oktober an.
Herzliche Grüße
Ihr Nachbarschaftsteam
Beispiel in Leichter Sprache
Liebe Frau Berger,
wir treffen uns wieder.
Das Treffen ist am 22. Oktober.
Das Treffen beginnt um 15 Uhr.Wir treffen uns diesmal in Raum 2.
Raum 2 ist im Erdgeschoss.
Das Treffen ist nicht im Gruppenraum.
Denn dort wird renoviert.
Das bedeutet: Der Raum wird erneuert.Bitte füllen Sie die Anmeldung aus.
Bringen Sie die Anmeldung zum Treffen mit.Sie können nicht zum Treffen kommen?
Dann rufen Sie uns bitte an.
Rufen Sie uns spätestens am 20. Oktober an.Herzliche Grüße
Ihr Nachbarschaftsteam
Die wichtigen Angaben bleiben in beiden Fassungen erhalten: Termin, Uhrzeit, Raumwechsel, Anmeldung und Rückmeldefrist. Die Leichte Sprache verteilt diese Informationen stärker auf einzelne Zeilen und erklärt ein schwierigeres Wort. Sie ergänzt keine Telefonnummer, weil im Original keine steht.
Was ist mit handschriftlichen Tabellen und Formularen?
Bei einer Tabelle reicht eine Liste erkannter Wörter oft nicht aus. Es muss erkennbar bleiben, welche Zahl oder Notiz zu welcher Zeile und Spalte gehört. Für solche Vorlagen bietet Inksight auch die Übertragung handschriftlicher Tabellen nach Excel an. Prüfe die Zuordnung und die Zahlen vor der weiteren Verwendung.
Wenn du anschließend einzelne Hinweise oder Erläuterungen vereinfachst, übernimm den nötigen Zusammenhang: etwa die Spaltenüberschrift oder die Frage, zu der eine handschriftliche Antwort gehört. Eine reine Zahl ohne Beschriftung lässt sich nicht sinnvoll erklären.
Aus lesbarer Schrift wird verständlicher Inhalt
Ein gutes Foto, eine geprüfte Abschrift und eine passende Sprachform ergänzen sich. Handschrifterkennung spart dir das Abtippen. Die anschließende Vereinfachung hilft dabei, den Inhalt zugänglich zu machen. Die Kontrolle des Originals bleibt dabei der wichtigste Schritt zwischen beiden Werkzeugen.
Du hast deinen Brief bereits als Text vorliegen? Dann kannst du ihn jetzt in Leichte oder Einfache Sprache übertragen.